Agent, agente aux activités - Registrariat - Direction administrative des programmes de M.Sc. et de Ph. D.

Montréal, QC
Affichage: 2019-06-11 au 2019-06-24
Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Sommaire de la fonction

L’agent ou l’agente aux activités fournit des renseignements à la clientèle de son secteur de travail, et effectue un ensemble de tâches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers étudiants et des activités du programme. Plus spécifiquement :

  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques, le courrier et les courriels de son équipe
  • Répond aux demandes d’information relatives aux programmes de son secteur et au Règlement régissant l’activité étudiante. Dirige les demandes vers les personnes appropriées au besoin.
  • Prépare les dossiers pour analyse et les transmet aux membres de son équipe. Effectue la cueillette, la synthèse et l’agencement de renseignements nécessaires à l’étude.
  • Saisit, modifie et tient à jour les données des candidats potentiels et des dossiers étudiants dans les systèmes de gestion informatisés, conformément aux résultats ou décisions découlant de l’étude des dossiers : verdict d’admission, cours préalable, inscription, résultats, sanctions, etc.
  • Prépare les communications appropriées aux étudiants et en contrôle la qualité.
  • Traite les demandes d’autorisation d’études hors établissement, au besoin.
  • Compile, organise et tient à jour les données et décisions relatives aux activités de son secteur.
  • Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs ou des graphiques, selon les besoins.
  • Selon le calendrier opérationnel établit, prépare et diffuse les communications générales à l’intention de la clientèle desservie. Tient à jour les listes de diffusion.
  • Approuve les cas d’absences motivées aux examens et effectue le suivi auprès des intervenants concernés. Soumet à son supérieur les cas litigieux.
  • Traite les demandes d’examens spéciaux (prolongation de la durée de l’examen, examen à distance, etc.), et informe l’étudiant des modalités particulières appliquées dans son cas. Assure le suivi auprès des personnes appropriées.
  • Organise les processus entourant les différentes activés de son programme, dont celle des dépôts des mémoires et des projets supervisés
  • Soumet les demandes d’accès aux différents logiciels, les demandes de modifications du site web, et en assure le suivi.
  • Prépare les modèles de lettre, les courriels, les tableaux, les formulaires et les rapports. Traduit de courts textes en anglais.
  • Participe à l'accueil des candidats et des étudiants lors de séances d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
  • Prépare la documentation matérielle et participe à l’organisation logistique des activités.
  • Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
Profil recherché
  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée équivalente
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Maîtrise des logiciels de bureautique niveau avancé, notamment les fonctions de la suite Microsoft Office
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
  • Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Initiative et autonomie
  • Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
  • Capacité d’adaptation aux changements
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
  • Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
  • Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro. (atout)
Avantages
  • Échelle salariale jusqu'à 55 077 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

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